April 2, 2025
Poste: Coordinateur.trice administratif.ve et de projet
Lieu: Hybride au bureau de Montréal (2-3 jours au bureau)
Heures de travail: 40 heures par semaine
Type: Contrat d'un an (pour débuter)
Date de début: avril 2025
Sous la direction: Directrice des opérations et ressources humaines et la gérante des finances
Rémunération: $40,000–$55,000 (based on a 40h week)
Date limite de dépôt des candidatures: 18avril, 2025
À propos de DAWN Canada
DAWN Canada est une organisation intersectionnelle de défense des droits de la personne dont la mission est de mettre fin à la pauvreté, à l’isolement, à la discrimination et à la violence dont sont victimes les femmes, les filles et les personnes de diverses identités de genre qui sont handicapées ou sourdes. Notre thème stratégique global en est un de leadership, de partenariat et de réseautage de façon à mobiliser tous les ordres de gouvernement et les secteurs plus larges du handicap et des femmes, ainsi que d’autres parties prenantes, afin de s’attaquer à nos principaux enjeux.
DAWN Canada – un employeur de choix
DAWN Canada offre un généreux plan de congés annuels et personnels et de congés de maladie, un régime d’avantages médicaux et dentaires, un équilibre vie travail et un environnement de travail flexible.
Description du poste
Le rôle du coordinateur.trice administratif.ve et de projet implique de soutenir les chefs de projet et les équipes en gérant les tâches administratives, en organisant les projets et en assurant le bon fonctionnement, souvent en agissant comme un lien entre les membres de l'équipe et la direction.
Un.e coordinateur.trice administratif.ve et de projet soutient l'exécution des projets en organisant les ressources, les calendriers et les communications, en veillant à ce que les projets restent sur la bonne voie et dans les limites du budget, tout en gérant également les tâches administratives et en rapportant les progrès.
Il s'agit d'un poste salarié à temps plein, initialement basé sur un contrat d'un an. DAWN Canada offre des vacances généreuses et un environnement de travail flexible. DAWN Canada offre une gamme complète d’assurance collective après trois (3) mois de travail continue.
Principales responsabilités
Tâches administratives.
- Soutenir le travail quotidien de l'équipe de gestion en participant à la planification, à la coordination des réunions, à la prise de notes, à la gestion des contacts, à la rédaction et à l'envoi de la correspondance, ainsi qu'à d'autres tâches qui lui sont confiées ;
- Produire des rapports en temps opportun pour les agences gouvernementales externes, y compris le renouvellement annuel de la police d'assurance et les déclarations annuelles auprès de Corporations Canada et du Registre des entreprises. Assurer la conformité aux exigences des subventions, aux politiques organisationnelles et aux directives éthiques.
- Gérer le système de gestion des contacts (CMS) et assurer le classement approprié de tous les fichiers administratifs électroniques et physiques.
- Coordonner avec les fournisseurs externes pour les biens et services y compris la commande de chèques, d'ASL/LSQ/CART, de traducteurs, de services de traiteur, d'équipement audiovisuel, de salles d'événements/de conférences, de transport, de fournitures/équipement/meubles de bureau, etc. ;
- Communiquer avec les fournisseurs externes pour les biens et services, gérer tous les déplacements, les hôtels et les accommodations.
- Responsable du soutien à l'organisation de réunions/événements pour le personnel et à l'extérieur y compris la création de plans de travail et agenda, la prise de notes, la création de sondages/enquêtes, la mise en relation avec les invités/participants et les aménagements d'accessibilité, la distribution de matériel de réunion et la collaboration étroite avec les principaux départements ;
- Autre soutien administratif selon les besoins.
Tâches de coordination de projet.
- Soutenir les plans de projet, suivre les dépenses, maintenir une documentation organisée des activités de projet, des dossiers financiers et des communications avec les parties prenantes.
- Assurer la conformité aux exigences des subventions, aux politiques organisationnelles et aux lignes directrices éthiques.
- Coordonner la collaboration interfonctionnelle pour atteindre les objectifs efficacement.
- Soutenir le chef de projet avec les budgets de projet, suivre les dépenses et assurer la responsabilité financière.
- Surveiller les dépenses et soumettre les frais au service des finances.
- Maintenir une documentation organisée des activités du projet, des rapports, des dossiers financiers et des communications avec les parties prenantes.
- Soutenir le développement de ressources accessibles et inclusives pour les participants au projet.
Finance
- Fournir un soutien au département des finances, selon les besoins
- Suivi des factures avec les contractants et les fournisseurs.
- Suivi des honoraires avec les participants au projet
Connaissances et compétences requises
- Diplôme de baccalauréat: Administration des affaires, gestion de projet ou un domaine connexe.
- Minimum de 3 à 5 ans d'expérience administrative et/ou de projet
- Le bilinguisme (anglais, français) parlé est fortement préféré
- Maîtrise de Microsoft Office, Office 365 et capacité à apprendre rapidement d'autres logiciels et programmes
- Bonnes compétences en communication et en étiquette de courriel
- Capacité de travailler de manière indépendante et de collaborer efficacement au sein d’une petite équipe
- Capacité à gérer plusieurs projets et tâches simultanément
- Capacité à s'adapter aux priorités changeantes et à être productif sous pression
- Souci du détail
- Capacité à analyser les situations, identifier les problèmes et développer des solutions efficaces
- Capacité démontrée à penser de manière créative et stratégique pour surmonter les défis
Atouts
- Connaissance des logiciels de gestion de projet
- Connaissance du féminisme et des droits de la personne.
- Connaissance approfondie ou expérience vécue du handicap ou de la justice pour les personnes handicapées.
Comment postuler
Veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à Kanitha Nhek, directrice des opérations et ressources humaines à hr@dawncanada.net.
Nous remercions tous les candidates qui postulent. Seules les candidates sélectionnées pour une entrevue seront contactés.
DAWN Canada est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. En tant qu’employeur qui valorise la diversité de la maind’œuvre, DAWN Canada encourage les candidat(e)s à s’identifier comme membres d’un groupe marginalisé.
Nous encourageons, entre autres, les personnes autochtones, noires et de couleur, handicapées ou sourdes, s’identifiant comme 2ELGBTQQIA2+ ou immigrantes à poser leur candidature.
